CONTROL PRESUPUESTARIO EN LA EMPRESA. FUNDAMENTAL HERRAMIENTA DE GESTIÓN.

 

CONTROL PRESUPUESTARIO PARA PYMES

 

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LegalGemp, Consultores, Abogados y Asesores Empresariales,

Despacho Jurídico y de Asesoramiento y Consultoría Empresarial, fundado hace ya bastantes años por 

María Luisa Doncel-Moriano Aragón 

José Manuel Arroyo Quero.

 

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SIN CONTROL PRESUPUESTARIO NO EXISTE LA GESTIÓN EMPRESARIAL. 

 

SIN GESTIÓN EMPRESARIAL NO EXISTEN EMPRESAS. 

NOCIONES BÁSICAS SOBRE CONTROL PRESUPUESTARIO. CONCEPTO, REQUISITOS Y VENTAJAS.

 

CONCEPTO DE CONTROL PRESUPUESTARIO

 

El Control Presupuestario es uno de los más importantes sistemas integrados de control de la actividad económico-financiera de la empresa.

 

Constituye una fase fundamental dentro de la gestión presupuestaria y persigue lo siguiente:

 

Comparar los datos reales con los objetivos fijados. La actividad de la empresa ocasiona unos resultados, que el sistema de control debe poner de manifiesto. Estos resultados habrán de compararse con los objetivos preestablecidos en el proceso de planificación, poniendo de manifiesto las desviaciones existentes entre resultados reales y previstos.

 

Cuantificar e interpretar las posibles diferencias. Cualquier desviación debe ser siempre cuantificable, y las mismas podrán ser tanto positivas como negativas. Además de su cuantificación será necesario analizar las causas y los responsables de las mismas.

 

Adoptar las medidas correctoras adecuadas y oportunas. Es necesario decidir las acciones correctoras que consigan reducir las desviaciones y que mejor reconduzcan a la empresa nuevamente al logro de los objetivos establecidos.

 

Seguimiento y control de la implantación de las anteriores medidas. Se produce, por tanto, una retroalimentación del sistema que puede alcanzar todos los niveles de la empresa.

 

El informe de Control Presupuestario se realiza normalmente con una periodicidad semanal o mensual, aunque siempre dependerá de la línea de negocio de cada empresa, y está orientado a proporcionar una información suficientemente detallada, para controlar los ingresos, costes y resultados de las distintas actividades, clientes, mercados, productos, servicios y departamentos de la empresa.

 

 

 REQUISITOS DEL CONTROL PRESPUESTARIO

 

Todo sistema de control presupuestario debe cumplir una serie de requisitos:

 

La Dirección de la Empresa debe estar totalmente comprometida con el Sistema de Control.

 

Debe adaptarse en la medida de lo posible a la estructura organizativa de la empresa.

 

Debe apoyarse en un eficiente sistema de información contable que proporcione datos fiables y oportunos.

 

Debe basarse en el principio de control por excepción, es decir, sólo las desviaciones de mayor entidad deben centrar la atención preferente en cuanto al análisis de sus causas y la adopción de medidas correctoras.

 

Debe existir siempre un seguimiento pormenorizado de las medidas correctoras adoptadas.

 

 

 VENTAJAS DEL CONTROL PRESUPUESTARIO

 

Las ventajas de un sistema eficaz de Control Presupuestario son:

 

Permite coordinar las actividades de las distintas áreas de la empresa.

 

Permite identificar problemas potenciales.

 

Da lugar a la existencia de una estructura claramente definida en lo referente a los niveles de responsabilidad.

 

Compara los resultados reales con los presupuestados, analizando desviaciones y tomando las decisiones oportunas y/o las medidas correctoras necesarias.

 

Aprovecha las capacidades del conjunto de la organización a través de una gestión participativa.

 

 

 

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PLANIFICACIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO EN LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA . PYME.

La cruda realidad.

 

Un porcentaje excesivamente alto de PYMES se suelen gestionan sin un Plan Financiero y Presupuestario y sin su posterior Control,  Seguimiento y Análisis de Desviaciones.

 

Su Gestión se basa en la intuición, en el “día a día” y en un carácter “reactivo”, a medida que los acontecimiento “les” van ocurriendo.

 

Estas razones son unas de las principales causas de la elevada tasa de fracasos de proyectos y de cierres en la PYME española.

 

Planificar es elegir.

 

Declaración de lo que se pretende hacer en un futuro, que debe considerar el crecimiento esperado, las interacciones entre financiación e inversión, las opciones sobre inversión, financiación y líneas de negocios, la prevención de contingencias imprevistas; definiendo lo que puede suceder ante diferentes acontecimientos y la factibilidad de los objetivos y las metas.

 

Planificar es proyectar.

 

Implica la elaboración de proyecciones de ventas, ingresos y activos necesarios, tomando como base estrategias alternativas de producción y marketing, así como la determinación de los recursos que se necesitarían para financiar y lograr estas proyecciones.

 

La planificación financiera a través de un presupuesto facilita a la empresa una coordinación global de funcionamiento.

 

Planificar es analizar y sitematizar.

 

Un proceso de análisis de las influencias mutuas entre las alternativas de inversión y de financiación, proyección de las consecuencias futuras que tendrán las decisiones presentes, elección de las alternativas a adoptar y por último comparación del comportamiento posterior con los objetivos establecidos en el plan financiero.

 

Planificar es ser metódicos. 

 

Reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos con el fin de establecer pronósticos y metas  (económicas y financieras) por alcanzar, tomando en cuenta los medios de los que se dispone y los que se requieren para lograrlo.

 

Un procedimiento en 3 fases para decidir qué acciones se deben realizar en el futuro para lograr los objetivos trazados: planear lo que se quiere hacer, ejecutar lo planeado y verificar la eficiencia de cómo se hizo. 

 

Planificar es implicar, es comprometer. 

 

Su elaboración ha de implicar a TODOS los Departamentos de la Empresa.

 

El método dependerá de cada empresa, aconsejándose el denominado “Base Cero”

 

Sus conclusiones han de plasmarse en informes económico-financieros y estados contables y financieros previsionales y programados en el tiempo 

 

Procesos de Control Presupuestario y Financiero. 

 

Porque lo que no se puede medir, no se puede gestionar. 

 

Evaluaremos, en períodos de tiempo lo más cortos posibles, el grado de cumplimiento de la Planificación Financiera y del Presupuesto .

 

Cuantificaremos las Desviaciones.

 

 Analizaremos sus Causas.

 

Ejecutaremos Medidas Correctoras. 

 

Retroalimentación. 

 

La Planificación Financiera y el Presupuesto Anual de Funcionamiento son instrumentos VIVOS que generan documentos VIVOS Y PERMANENTEMENTE REVISABLES

 

Control y Medición continua. 

 

El proceso ha de:

 

Evaluar Grado de Cumplimiento 

 

 

Cuantificar Desviaciones 

 

Analizar sus Causas 

 

Ejecutar Medidas Correctoras

 

Se ha de repetir cuantas veces sea necesario a lo largo del ejercicio. 

 

 

 

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EL PRESUPUESTO BASE CERO. JUSTIFICANDO TODAS LAS PARTIDAS AÑO TRAS AÑO.

 

CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE EL PBC.

No podemos acabar estas breves referencias al proceso de control presupuestario y la elaboración de los prespuestos empresariales, sin hacer mención a la figura del denominadado "Presupuesto Base Cero". 

 

El presupuesto base cero es un proceso presupuestario, aplicado tanto en la gestión empresarial como en los programas presupuestarios públicos, que exige a cada gestor justificar detalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar.

 

El procedimiento debe identificar todas las actividades en grupos de decisión que son evaluados y ordenados según su prioridad.

 

Su principal y definitoria característica es que se realiza sin tomar en consideración las experiencias existentes en el pasado.

Este presupuesto es especialmente útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio y por el aumento continuo de costos en todos los niveles.

La aportación más importante es que sirve para evitar vicios, repeticiones y obsolescencia de otros métodos.

 

HACIENDO UN POCO DE HISTORIA.

Su nacimiento data de 1970, cuando su creador, Peter Pyhrr, lo introdujo en la empresa norteamericana Texas Instruments.

 

Ante el éxito del sistema, se extendió a otras grandes empresas como WestinghouseBoeing o AT&T.

 

En 1971, el entonces gobernador del estado de GeorgiaJimmy Carter, contrató como asesor a Pyhrr para la implantación de este sistema presupuestario en la administración del estado.

En 1977, cuando Carter fue elegido Presidente de los Estados Unidos instauró esta técnica de elaboración del presupuesto en la Administración Federal para el ejercicio fiscal de 1979.

 

Los antecedentes del presupuesto base cero son los sistemas presupuestarios denominados de planificación por programas, conocido por sus iniciales en inglés PPBS (Planning Programing Budgeting System), introducido en la Administración norteamericana en los años cincuenta, y que pretendió reformar el sistema presupuestario existente.

 

 

FUNCIONAMIENTO, DESARROLLO Y ETAPAS.

El presupuesto base cero se desarrolló a partir de las siguientes etapas:

 

 Definición de objetivos a conseguir, entre los que suelen estar la reducción de gastos, optimizar la función costo-rendimiento y asignar los recursos escasos a los diferentes centros de responsabilidad.

 

Identificación de los paquetes de decisión.

 

Diseño de las hojas de análisis de los distintos bloques de decisión.

 

Establecimiento de las distintas alternativas.

 

Ordenación por prioridades.

 

Decisión y Ejecución.

 

 

PRINCIPALES VENTAJAS E INCONVENIENTES DE SU APLICACIÓN. 

 

Ventajas.

 

Mientras que el presupuesto base cero analiza todos los gastos, incluidos los ya existentes, el resto de los sistemas realiza un análisis sólo de las nuevas decisiones de gasto.

 

El horizonte temporal del PBC es más amplio que el anual.

 

Se trata de partir de cero cada año, de modo que se vuelva a justificar todas las partidas del nuevo presupuesto y no se negocie el incremento sobre el presupuesto del año anterior sin más. 

 

Inconvenientes.

 

Necesidad de una planificación adecuada antes de su puesta en marcha.

 

Su aplicación estricta y sin planificación absorbe una enorme utilización de tiempo.

 

En su aplicación se ha detectado la utilización de datos inútiles y la duplicidad de esfuerzos en distintos niveles del proceso.

 

 

 

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